PROLEADBLOGGEN

Ledarskap & arbetsliv med affärspsykolog Jan Blomström

Månad: augusti 2019

Åka ut med spolvattnet

I samma stund som situationen visades under bästa nyhetstid på TV, åkte såväl chefen som jag ut med spolvattnet. Jag minns det som om det vore i går. Allt var planerat, förankrat och beslutat på högsta nivån, men ändå, plötsligt helt okänt och inte existerande när reportern ställde sina frågor. När ledningen behövde välja mellan att ta ansvar för situationen eller offra en lägre chef och en konsult, blev valet tydligen enkelt.

Det tog år innan jag åter fick möjlighet att kliva in i den branschen.

Att åka ut med spolvattnet när man minst anar det….

Ja, planeringen av höstens kommande tema i Proleadpodden, om chefer som hamnat i kylskåpet, väcker såklart egna erfarenheter till liv. Ett tema jag är övertygad att många känner igen sig i på olika sätt. Ett tema vi behöver prata mer om för att ta bort skam och skuldbeläggning. 

I situationen ovan, blev jag kontrakterad för att hjälpa en enhetschef att komma till rätta med kvalitén och bemötandet inom en verksamhet. Vi klickade sådär riktigt bra som man kan göra ibland. Vi identifierade tydliga områden och hade klara idéer för vilka steg som behövde göras. Vi hade hela tiden en löpande dialog med högsta ledningen för att återkoppla det som identifierats, för att resonera kring alternativen och för att besluta om vilka steg som skulle tas.  Efter flera av våra avstämningar, minns jag att jag ändå var osäker på vart jag hade ledningen. De sa helt rätt saker, men mellan raderna var det svajigt, även om jag inte kunde sätta fingret på det. Såhär i efterhand vet jag att bl.a. det faktum att jag och enhetschefen fungerade så bra, utgjorde på något sätt ett stort hot för ledningen.

Nåja, vi tog de steg vi sagt vi skulle ta och det ledde till en lex Sara – anmälan, vilket såklart fångades upp av media. Rakt ut i kvällens Tv-nyheter med vår situation, ett scenario som i sig var helt rimligt. Vi (jag, närmaste chef och högsta ledning) visste ju vad vi gjort och varför, dessutom var vi överens om att det var det enda vägen fram. Ända tills journalisten ställde sina frågor.

Istället för att stå kvar vid vår plan, valde ledningen att spela helt ovetande och istället lägga enhetschefen och mig på offeraltaret. Ångesten blev för tung att bära. Ansvaret skavde. Rädslan för vad media skulle innebära för honom och risken att förlora i maktpositionen flimrade förbi. Orsaken kan ha varit mångbottnad, men i grund och botten blev det för jobbigt för högsta ledningen att stå kvar. Han kopplade in sina försvarsmekanismer för att skydda sig från det som är jobbigt, och tog genvägen ut ur en knivig situation. Genom att offra två andra, så kan man själv sitta kvar i orubbat bo.

En manöver som skulle kunna avslöjas om andra i samma situation fick till bra saker med mig som konsult, så för att dölja sitt agerande såg högsta ledningen till att ingen av hans kollegor i regionens olika kommuner, gick miste om riskerna ta i mig som konsult.

Genom att i det här fallet, stänga mig ute från dessa arenor, minskar risken att han själv avslöjas. Ett mönster jag själv som konsult, allt för ofta ser händer med chefer. Att placeras i kylskåp, att stängas ute från arenor, är en kraftfull försvarsmekanism.

Förankra, förankra, förankra….

Det jag lärde mig från den här perioden var att alltid, alltid, förankra det jag gör. Inte bara hos den som sitter på den formella makten, utan även inventera spelplanen och förankra hos den som har den reella makten. Dessutom, att alltid sätta ord på om min magkänsla säger att förankringen inte bottnar. Men det är inte alltid lätt. Hur ser dina erfarenheter ut?

Rekryterar du livsfokus?

Jag fick frågan här om dagen, om vad jag letar efter i rekryteringssituationer och jag tänkte jag skulle dela med mig lite av mina tankar här.

Först några grundläggande utgångspunkter:

  • Rekrytera inte det ni behövt tidigare, rekrytera det ni kommer att behöver framöver.
  • Skapa om möjligt en rotation bland befintliga medarbetare för den ”tomma” platsen, och ta in helt ny kompetens där ni som bäst behöver den.
  • Undvik rekrytering om ni inte tittat grundligt i spåkulan efter vilka utmaningar ni ser framför er.

Digitaliserad process

Att digitalisera själva rekryteringsprocessen har många fördelar, inte bara i större organisationer. Även i de minsta bolagen kan många moment standardiseras, allt från grundläggande bekräftelsebrev, standardiserade tester till kvalificerad preboarding. Men det tar ändå inte bort hantverket som i grund och botten kokar ner frågan till ”-Vad vill vi med vår verksamhet?” och ”-Vilka ageranden kommer vi att behöva för att få till just det vi vill?” För mig blir det den mest grundläggande framgångsfaktorn.  

Önskvärt agerande

All lyckad rekrytering förutsätter att man gjort både ett, två och tre omtagningar i vad man ser i spåkulan och vilka ageranden man kommer att vilja ha i åren som kommer. Här behöver man mejsla fram vad man vill ha och vad man inte vill ha, grundligt och så konkret det bara går. Min erfarenhet är att det här momentet många väljer genvägen genom, och det kostar på.   

Troligt agerande

Själva rekryteringens kritiska fas handlar sen i grund och botten om att försöka lista ut vilket agerande den sökande troligtvis kommer att uppvisa de kommande åren. Den som vi tror uppvisar mest av det vi kommer att behöva är den som antagligen också kommer att få jobbet. En uppgift som inte är helt enkel att lyckas med, men jag ska punkta ner några moment jag tycker är särskilt avgörande:

Formell behörighet behöver för vissa tjänster såklart kollas av, men kanske mer som hygienfaktor.

Kartläggningen av vart man jobbat och hur man presterat innan kan man med fördel göras innan intervjun, eller i ett samlat, kort pass i början av intervjun. Hur man har agerat tidigare är egentligen helt ointressant för den här tjänsten, men bakgrunden är dock med och ökar förutsägbarheten för vad som komma skall. Men fastna inte i fällan att det sker med en automatik. Använd hellre kunskapen till att ställa frågor om framtiden, senare i intervjuprocessen.

Tester och arbetsprov kan absolut vara en viktig del, tänk då bara på att ni använder kvalitetstester som mäter det de säger sig att de gör. Dessutom är ett test bara ett test, var försiktiga med slutsatser bara på testresultat.

Intervjuns mest intressanta sektion ligger annars i att försöka bygga sig en bild av vad som komma skall inom verksamheten, om just den här kandidaten kliver på. På vilket sätt kommer den här personen att bidra så vi kommer närmare det vi vill med vår verksamhet?

Här letar jag efter ett naturligt driv och fokus på vad de tänker sig skapa på den kommande arbetsplatsen. Är personen aktivt nyfiken vilka möjligheter och hinder de behöver förhålla sig till för sin kommande prestation och har hen har en egen reflektion kring vilket ledarskap och andra förutsättningar hen behöver för att prestera bra. 

Ställer personen aktiva och relevanta frågor i förhållandet till varför man sitter på intervjun? Här är det viktigt att den sökande också stämmer av arbetsgivarens intentioner och förutsättningar för att skapa en bra grund att prestera på. På så sätt blir det också avgörande att det är den sökande som håller i taktpinnen under intervjun för att göra sig anställningsbar. Alternativet är att jag som chef/rekryterare står för energin, vilket ofta är en relation som tenderar att i så fall också återfinnas i anställningen senare. Ridå ner.

Skuggsidan på medaljen

Att vara följsam och rörligt i en föränderlig tillvaro förutsätter god kännedom om såväl sina styrkor som sina brister. Min grundregel är att proportionerligt med en medaljs framsida ökar också dess baksida, och i rekryteringssammanhang är ett av de största kardinalfelen att bara prata om styrkorna. Jag förordar därför alltid frågor som också handlar om skuggsidan, så som: ”-Om du blir inkallad på allvarssamtal, vad pratar vi om då? ”-Om din kollega sade upp sig på grund av ditt agerande, vilket agerande skulle det då vara?”, ”Vilka medarbetare skulle växa under ditt ledarskap, och vilka skulle krympa, och varför?”. ”-Vilka av dina arbetsuppgifter kommer du att skjuta på så länge som möjligt?”.

Även om samtalen blir teoretiska så får du oftast oerhört intressant information om i vilken grad den sökande har kontakt med sina skuggsidor och om han eller hon kan lyfta fram dem i dagsljuset lika odramatiskt som styrkorna på framsidan av medaljen.

Livsfokus

Ett område som ytterst få av rekryterande personer ger sig in på är den sökandes livsfokus. Obegripligt om du frågar mig. Som arbetsgivare har vi med hela personen att göra och medarbetarens livsfokus påverkar prestationen på jobbet, viket leder till att det absolut är ett område att kartlägga.

Viktiga värderingar i det privata livet hänger ihop med hur ens tillvaro kommer att te sig. Vilken funktion fyller jobbet i den sökande och familjens värderingar och framtidsplaner? Familjen drömmer om ett fossilfritt boende, men tjänsten är inom oljesektor? Tar man på sig och ansvarar för föräldrars och släktingars gräsmattor/snöskottning, kanske man också håller sina kollegor under armarna på jobbet? Lever man i osunda parrelationer så kan risken finnas att man inte kan hålla fokus på jobbet. Är man överviktigt, har dåliga kost- och motionsvanor är risken stor för skador av ett jobb med tunga lyft. 

Det finns såklart en hel den komplicerande faktorer inom det här området, men det jag vill lyfta fram är att våga prata om den sökandes livsfokus. Såklart är det svårt att säga, “-Svarar hen si eller så ska hen inte ha jobbet”, men ta med det i dialogen mellan arbetsgivare och den sökande. En sak är i alla fall säker, det är alltid rekryteraren som är mest oroligt för de här samtalen, inte den sökande.

Min dröm är att man i alla rekryterande intervjuer skulle ställa frågan: “-Om HR måste ha ett allvarsmöte med dig 1 år efter att du börjat jobba hos oss, pga. saker i ditt privata liv påverkat hur du presterar på jobbet, vad skulle det då ha varit som varit temat?”  Det skulle ändra dynamiken och perspektivet i rekryteringen och jag är övertygad om den senare överenskommelsen om att jobba tillsammans, ofta skulle inkludera ett löfte som skulle innebär ändringar i den privata livsföringen hos den sökande. En vinn-vinn situation för bägge parter enligt min uppfattning.

“-Om HR måste ha ett allvarsmöte med dig 1 år efter att du börjat jobba hos oss, pga saker i ditt privata liv påverkat hur du presterar på jobbet, vad skulle det då ha varit som varit temat?” 

Min förhoppning är att du fått till dig några tankar och idéer kring rekryteringen. Kanske håller du med? Kanske är du oenig? Oavsett önskar jag att du i alla fall ställer frågan här ovan en gång och testar vad som händer mellan dig och den sökande.

// Jan Blomström

En hamburgare tack!

Jag läste en intressant artikel på DN-debatt igår (11/8) av Mats Alvesson, som lyfter fram att forskningen har svårt att hitta riktigt lyckade chefer. Snarare att satsningarna på ledarskap många gånger förstärker en olycklig ledarcentrism som gör medarbetarna till bihang till ledarna.

Trots att det kryllar av ”rätt sätt” att vara ledare på, där min egen bransch kanske är största pådrivaren av att ha kommit på sanningen och den enda rätta lösningen på hur det perfekta ledarskapet ska vara. Många gånger med stor bitskhet i debatten över att det ena är bättre än det andra.

Under min psykologutbildning i Oslo gick arv och miljö-debatten varm inom skrået. Många och heta var samtalen i kaféet på universitetet och gjorde mig helt tom på energi varje gång. Urtrist tyckte jag debatten var ända tills jag stötte på en teoretiker som menade att vi alla har 100 % arv och 100 % miljö som påverkar hur vi utvecklar oss. Det tar jag! Sa jag till mig själv och började fokusera på andra, för mig mer relevanta frågor istället. Det gav energi framåt.

Arv eller miljö, den ständiga frågan

Igår när mina ögon vilade ut över havshorisonten, när vågorna sakta rullade in mot stranden och sanden yrde i små virvlar runt min kropp medan jag låg under solens strålar på en av Gotlands allt glesare stränder, kom känslan tillbaka. Det är ju precis så jag känner än idag, men nu handlar det inte om arv och miljö. Nu handlar det om det perfekta ledarskapet, den perfekta ledaren. Jag blir lika dränerad på energi idag och jag är lika övertygad om hur fel vi hamnar i vårt fokus.

Jag brukar tänka att vi har det vi har, det gäller att komma överens om varför vi är på jobbet och hur vi ska kunna göra det så bra som möjligt tillsammans. Det är ett arbete som är som att äta en hamburgare. Man äter den från ena sidan till den andra med en tugga i taget. I första tuggan får du med dig lock, kött, botten och lite go’klet mellan. Sen tar du en tugga till. Inget konstigt alls. 

Byt nu ut lock, kött och botten till följande, ledarskap, organisation, medarbetarskap med lite go’klet mellan, sen tar du en tugga i taget. En liten bit framåt. Ständiga förbättringar. Vara i process. Använd vilka ord du vill, men i grund och botten behöver alla på jobbet ha en dialog om hur verklighetsbilden ser ut, sen flytta fram positionerna en aning i ledarens agerande, i organisationsstrukturerna och i agerandet hos medarbetarna.  Sen utvärderar man, sväljer tuggan, och tar en tugga till.

Tillsammans blir man en lyxig måltid

På jobbet ska vi trivas, må bra och kunna bidra till god kundnytta och därmed vinst till bolaget/medborgarnytta. Vi måste sluta tro på att något ska komma in och frälsa oss med ett mirakel. Istället behöver vi sätta oss ner på stranden och tillsammans drömma in i solnedgången om ett önskvärt framtida tillstånd och börja lyssna på hur just vi behöver agera för att mätta och belåtna ta oss dit på bästa sätt. Det är då hamburgaren blir en lyxig måltid!

Håller du med? Är du oenig? Hur resonerar du? // Jan Blomström

Digitaliserar vi ihjäl oss?

Jag brukar vara en av de första att hylla utveckling och anpassning till nya digitala förutsättning på jobbet. Inte för sakens skull, men för att det verkligen gör jobbet smidigare och mer lättjobbat. När jag läste om en kommun (dock glömt vilken) som hade kört ett digitaliseringsprojekt för lokalvårdarna blev jag imponerad. Med sensorer i land annat pappershandukshållarna, skickades en signal när den toaletten behövde påfyllning av pappershanddukar, rakt in i ipad´en. Smidigt då städvagnen kunde fyllas på med rätt mängd av förbrukningsmaterialet och lokalvårdarna slapp springa extra vändor. Likaså får de direkt besked på ipad´en om något skulle ske och de behöver komplettera något.

Lokalvårdare – ett “enkelt” jobb?

Fördelarna man ofta pratar om är ekonomiska, så var det även i det fallet. Städrundorna gick snabbare, det gick åt mindre material och det blev färre stopp pga. att papper och två gick tomt. Men det blev också mindre slitage på medarbetarna med mindre antal steg (färre vändor av att springa och hämta extra på lagret), och de upplevde sig ha bättre koll på sin arbetssituation. Faktorer som ofta lyfts fram när man pratar god arbetsmiljö och en god arbetshälsa.

Slår det oss i ansiktet?

Den andra sidan av myntet är att vi lägger tröskeln så högt med våra jobb så vi skapar ett utanförskap. Vad händer med alla de som med fördel skulle kunna briljera som lokalvårdare, men som inte klarar av att manövrera en hel dags städning genom en impad. Det blir allt färre som klara av att sköta ett jobb idag, och då pratar jag inte om själva jobbet. Det handlar inte om att vissa är för ”dumma” för att klara det digitaliserade. Det handlar om att skapa en mångfald på arbetsmarknaden. Den digitala tröskeln är hög för vissa, medan andra kravområden är låga trösklar för samma person. Vi behöver jobb som på många olika sätt har en låg tröskel. Eller som kan utgöra en låg tröskel för många olika typer av medarbetare. 

Mångfald ger effekt!

Den normala normen blir snart så smal, att det är fler som står utanför än innanför det som är normalt, och hur normalt är det? Vi behöver helt enkelt en större bredd för vad som är enkla jobb individer med en större spridning av funktioner. De som står en bit ifrån arbetsmarknaden har många gånger andra egenskaper som kan utgöra en lägre tröskel för som. En person med dyslexi (ett av många exempel) kan vara en utomordentlig lokalvårdare även om hen inte klarar av att dokumentera på en iPad. Vårt sätt att arrangera jobben idag gör att vi går miste om många starka resurser som faller utanför vår norm. Trist för verksamheten och svårt för dessa individer.

Vi ser samma sak inom rekrytering, där allt mer sker via digitala plattformar, för administration, kommunikation, tester och onboarding. Min uppfattning är att vi som arbetsgivare missar många sköna talanger som annars skulle varit med och berikat arbetsplatserna på många andra sätt. 

På många sätt tror jag att vi håller på att digitalisera ihjäl oss. Vi pratar om digital stress hos våra medarbetare, arbetsgivarna har digital ångest över att ha missat alla tåg i digitaliseringsrejset och vi skapar en kultur på arbetsmarknad som håller många sköna talanger utanför. Det är hög tid att vi verkar för en bättre balans i det här.

Vilka är dina erfarenheter eller funderingar om det här?  // Jan B

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén