PROLEADBLOGGEN

Ledarskap & arbetsliv med affärspsykolog Jan Blomström

Kategori: Arbetsliv

Låt mjölksyran pumpa!

Jag packar min väska med omsorg. Träningskläderna, skorna och vattenflaskan är med. Schampo, handduk och rent ombyte likaså. Idag ska jag ha första träffen med min personliga tränare. 

Äntligen ska jag ta tag i min situation, gå ner i vikt och leva ett hälsosammare liv. Det kommer att bli en rejäl utmaning som kräver det yttersta av mig på mer än ett sätt. Det är stort, men jag är beredd. Jag står redo att låta min personliga tränare få mig att prestera på en nivå jag aldrig trott skulle vara möjligt. Tillsammans kommer vi skapa skillnad i mitt liv.

Låt mjölksyran pumpa

Jag väljer kläder med omsorg. Det är första dagen på mitt nya jobb och jag vill ge ett gott första intryck på kollegor och på chefen som ska möta mig i foajén på min nya arbetsplats. Det kommer att bli en rejäl utmaning som kräver det yttersta av mig på mer än ett sätt. Det är stort, men jag är beredd. Jag står redo att låta min chef få mig att prestera på en nivå jag aldrig trott skulle vara möjligt. Tillsammans kommer vi skapa skillnad i verksamheten för våra kunder och uppdragsgivare.

Personlig tränare eller chef? Adept på gymmet eller medarbetare? Likheterna är långt fler än skillnaderna och jag är helt övertygad om att arbetslivet har allt att vinna på att låna renhet och enkelhet från den personliga träningen. 

Tar vi mindre vikt på maskinen, sänker farten på löpbandet och tar lite extra långa vätskekontroller, så bygger vi inte musklerna lika snabbt och konditionen förbättras heller inte lika bra som den hade kunnat. Här har vi lätt att se kopplingen och framförallt är det lätt att ta diskussionen om hur ert samarbete ska se ut? Om ni ska skapa en vardagshälsa eller ta sikte på VM-guld, avgör vilka beslut ni tar om ert upplägg.

Det borde vara lika givet att ni på jobbet tar snacket och enas kring om er verksamheten ska uppnå vardagshälsa eller VM-guld, och vilket agerande på dagarna som tar er dit. Vilka ageranden innebär att man smiter undan och tar genvägar, och vilka är det som får mjölksyran att pumpa?

Tillsammans gör vi varandra starka

För i grund och botten handlar det om att vi tillsammans gör varandra starka för att nå de mål vi satt upp. Att komma överens om målet, vad som behöver göras och sen att verkligen göra jobbet vi har sagt. Det är först då vi uppnår effekten. Ett träningsprogram vi inte följer tar oss helt enkelt inte fram. Eller hur tänker du?

Men lyssna någon gång!!!

eller hur man arbetar med någon som är en usel lyssnare?

Känslan när man tillsammans med sitt team når fram till toppstugan efter en hel dags vandring, kan var helt övermäktig. Musklerna rensas succesivt på slaggprodukter i hjärtats sakta slag, medan man frikostigt delar med sig till varandra av episoder under dagens vandring. Hur olika passager har upplevts av var och en, hur styrkor och svagheter har gett sig till känna och hur man tillsammans avlastat och gjort varandra starka och argumenterat för de olika vägvalen upp mot toppen. Samtidigt som de som behövt även fått utrymme för egen kontemplation och fokus på sin prestation. 

Att blicka ut från toppstugan

Att låta blicken vila stilla i horisonten är som en riktigt bra på jobbet. Men lika fin som den vandringen kan upplevas, lika illa kan det vara när teamet inte går i takt och man undviker att ta in varandras olika perspektiv. Vandringens trivsel och säkerhet äventyras och man kanske inte ens kommer att nå upp till toppstugan. Kollegor som är usla lyssnare kan vara vandringens skoskav. De skapar frustation, ohälsa och många gånger brist på såväl kreativitet som produktivitet, men det finns vägar framåt.

Innan du larmar fjällräddningen, behöver du först säkerställa ett par grundläggande hygienfaktorer. Kolla först av så du upplever att ni har samma uppfattning om varför ni är på jobbet och vad ni ska fokusera på? Har ni exempelvis formulerat ett arbetssätt där ni ska kommunicera för att upprätthålla kundfokus och du upplever dig inte bli lyssnad på om kakrecept, ja då ligger hemläxan hos dig. Blir du inte lyssnad för dina bidrag till kundfokus, då ligger hemläxan hos kollegan. Ja, du fattar…

Nästa fråga du behöver ställa dig är om du är värd att bli lyssnad på. Det låter värre än det är, men se till att du har sopat framför egen dörr först. Har du gjort dig relevant? Har koll på det du vill säga och ligger du rätt i tajmingen, så inte dina idéer kommer när besluten precis har tagits? Med koll på dig själv blir du mer trovärdig och står stadigare när vi går över till nästa passage på vandringen.

Funktion att inte lyssna

Du kan utgå från att det alltid fyller en funktion för din kollega att inte lyssna på dig, medveten eller inte. På någon nivå är det alltså viktigare att intelyssna, än vad det är att lyssna och ditt jobb är att lista ut vad det står för. I alla fall till viss del. Många gånger handlar det nämligen om otrygghet och rädsla. Att inte lyssna är en försvarsmekanism som skyddar från det som gör ont. En grovhuggen bas-psykologi.

Genom att undvika att lyssna på dig kan man förtränga det mesta. Den egna känslan av att inte duga, sin släkts spydiga kommentarer att man är familjens svarta får, eller känslan av att man egentligen inte fyller upp kostymen i sin yrkesroll. Genom att inte lyssna, undviker man helt enkelt att bli avslöjad för att ha smitit med på en för svår vandringsled. Svårare än så är det inte. Det gäller oavsett om man beter sig som värsta besserwissern eller som den konflikträdde. Det kokar nästan alltid ner till samma sak, att skydda sig från det som är otäck, jobbigt och som man många gånger är otränad i att ta fram i dagens ljus.

Ibland är det skönt att köra huvudet i sanden

Skapa trygghet i dagsljus

Din främsta utmaning blir därför att läsa av och förstå din kollega lite djupare. Dels för att undvika att själv bli arg, upprörd och primitiv i ditt sätt att agera och dels för att göra det möjligt för din kollega att känna sig trygg nog att börja lyssna på dig. Ju ärligare du gjorde inventering av hygienfaktorerna här ovan, desto lättare kommer det här att gå. 

Utgå från att du aldrig kan ”bestämma” att din kollega ska börja lyssna på dig, det slutar bara med höjda röster och en maktkamp du säkerligen förlorar. En framkomligare väg är istället att vara helt transparent med vad du ser, upplever och tänker. Det blir som när barnen drömmer mardrömmar och du tänder taklampan för att visar att det inte finns spöken under sängen. Du gör situationen synlig utan att tillföra påtryckning, vilket ger kollegan en känsla av kontroll och kan välja ett mer funktionellt agerande nu när lampan är tänd. Jag tänker mig att du kan följa dessa steg:

  • Identifiera– Formulera för dig själv vad du anser händer i er situation, så du har koll på läget.
  • Initiera– Hitta ditt uttryck för att på något sätt förmedla: ”-Hallå, vi behöver prata om en sak du och jag!” 
  • Sammanhang– Skapa ett gemensamt fokus. Visst delar vi bilden av att det vi ska få till tillsammans är att till varje pris upprätthålla kundfokus? (Fokus på uppdraget ger alltid en mer neutral ton än att man fokuserar på relationen i det här läget.)
  • Skapa en beställning– Håll inne med dina observationer tills kollegan ber om dem, och det gör de alltid. ”-Jag har samlat på mig en del intressanta tankar och observationer om vår kommunikation. Skulle du vilja att jag berättar vad jag sett?”
  • Leverera beställningen– När man aktivt bett om att få höra något är det svårt att inte lyssna eller att gå i försvar. ”- Jo, det jag har sett är följande som fungerar bra och mindre bra i förhållande att upprätthålla kundfokus…”  
  • Nyfiken– Visa dig nyfiken på hur din kollegas perspektiv ser ut ”-Håller du med, eller har du en annan uppfattning av situationen?”
  • Efterfråga handlingsplan– Få din kollega att själv snitsla vägen vidare framåt och formulera sin egen handlingsplan.  ”-Berätta för mig vilka steg som du ser behöver tas framöver för att vi bägge ska känna oss lyssnade på i vårt arbete…”
  • Stå upp för din övertygelse– Köp inte det du inte tror på bara för att hålla god min. Låter det inte trovärdigt så behöver ni ta det ett varv till. Hygienfaktorerna och punkt 1 hjälper dig att ha koll på din egna kompass här. ”-Min övertygelse säger mig att det inte kommer att räcka. Det som händer med mig om du inte lyssnar på dina åsikter är att X sker, och det måste vi ha en bättre plan för…”
  • Förhandla– Dina behov av att bli lyssnad på, så väl som din kollegas behov av att inte lyssna, behöver beaktas för att mötas mitt emellan. Utgå från det jobb och det uppdrag ni har, så blir det enklare.  ”-Om du beaktar att jag behöver kunna bidra med mina erfarenheter här, så kan jag beakta att du får handlingsfriheten där…” 
  • Sprid behovet – Vi har alla olika behov och så behöver det ibland få vara. Jobbar du i en anorektisk lyssnar-miljö, kan du aktivt behöva söka dig till miljöer utanför jobbet där förutsättningarna är omvända. Allt för att som helhet få en god trivsel på jobbet, i livet och i slutet av dagen få stå och låta blicken vila ut över horisonten och känna stolthet för det man presterat. 

Åka ut med spolvattnet

I samma stund som situationen visades under bästa nyhetstid på TV, åkte såväl chefen som jag ut med spolvattnet. Jag minns det som om det vore i går. Allt var planerat, förankrat och beslutat på högsta nivån, men ändå, plötsligt helt okänt och inte existerande när reportern ställde sina frågor. När ledningen behövde välja mellan att ta ansvar för situationen eller offra en lägre chef och en konsult, blev valet tydligen enkelt.

Det tog år innan jag åter fick möjlighet att kliva in i den branschen.

Att åka ut med spolvattnet när man minst anar det….

Ja, planeringen av höstens kommande tema i Proleadpodden, om chefer som hamnat i kylskåpet, väcker såklart egna erfarenheter till liv. Ett tema jag är övertygad att många känner igen sig i på olika sätt. Ett tema vi behöver prata mer om för att ta bort skam och skuldbeläggning. 

I situationen ovan, blev jag kontrakterad för att hjälpa en enhetschef att komma till rätta med kvalitén och bemötandet inom en verksamhet. Vi klickade sådär riktigt bra som man kan göra ibland. Vi identifierade tydliga områden och hade klara idéer för vilka steg som behövde göras. Vi hade hela tiden en löpande dialog med högsta ledningen för att återkoppla det som identifierats, för att resonera kring alternativen och för att besluta om vilka steg som skulle tas.  Efter flera av våra avstämningar, minns jag att jag ändå var osäker på vart jag hade ledningen. De sa helt rätt saker, men mellan raderna var det svajigt, även om jag inte kunde sätta fingret på det. Såhär i efterhand vet jag att bl.a. det faktum att jag och enhetschefen fungerade så bra, utgjorde på något sätt ett stort hot för ledningen.

Nåja, vi tog de steg vi sagt vi skulle ta och det ledde till en lex Sara – anmälan, vilket såklart fångades upp av media. Rakt ut i kvällens Tv-nyheter med vår situation, ett scenario som i sig var helt rimligt. Vi (jag, närmaste chef och högsta ledning) visste ju vad vi gjort och varför, dessutom var vi överens om att det var det enda vägen fram. Ända tills journalisten ställde sina frågor.

Istället för att stå kvar vid vår plan, valde ledningen att spela helt ovetande och istället lägga enhetschefen och mig på offeraltaret. Ångesten blev för tung att bära. Ansvaret skavde. Rädslan för vad media skulle innebära för honom och risken att förlora i maktpositionen flimrade förbi. Orsaken kan ha varit mångbottnad, men i grund och botten blev det för jobbigt för högsta ledningen att stå kvar. Han kopplade in sina försvarsmekanismer för att skydda sig från det som är jobbigt, och tog genvägen ut ur en knivig situation. Genom att offra två andra, så kan man själv sitta kvar i orubbat bo.

En manöver som skulle kunna avslöjas om andra i samma situation fick till bra saker med mig som konsult, så för att dölja sitt agerande såg högsta ledningen till att ingen av hans kollegor i regionens olika kommuner, gick miste om riskerna ta i mig som konsult.

Genom att i det här fallet, stänga mig ute från dessa arenor, minskar risken att han själv avslöjas. Ett mönster jag själv som konsult, allt för ofta ser händer med chefer. Att placeras i kylskåp, att stängas ute från arenor, är en kraftfull försvarsmekanism.

Förankra, förankra, förankra….

Det jag lärde mig från den här perioden var att alltid, alltid, förankra det jag gör. Inte bara hos den som sitter på den formella makten, utan även inventera spelplanen och förankra hos den som har den reella makten. Dessutom, att alltid sätta ord på om min magkänsla säger att förankringen inte bottnar. Men det är inte alltid lätt. Hur ser dina erfarenheter ut?

Digitaliserar vi ihjäl oss?

Jag brukar vara en av de första att hylla utveckling och anpassning till nya digitala förutsättning på jobbet. Inte för sakens skull, men för att det verkligen gör jobbet smidigare och mer lättjobbat. När jag läste om en kommun (dock glömt vilken) som hade kört ett digitaliseringsprojekt för lokalvårdarna blev jag imponerad. Med sensorer i land annat pappershandukshållarna, skickades en signal när den toaletten behövde påfyllning av pappershanddukar, rakt in i ipad´en. Smidigt då städvagnen kunde fyllas på med rätt mängd av förbrukningsmaterialet och lokalvårdarna slapp springa extra vändor. Likaså får de direkt besked på ipad´en om något skulle ske och de behöver komplettera något.

Lokalvårdare – ett “enkelt” jobb?

Fördelarna man ofta pratar om är ekonomiska, så var det även i det fallet. Städrundorna gick snabbare, det gick åt mindre material och det blev färre stopp pga. att papper och två gick tomt. Men det blev också mindre slitage på medarbetarna med mindre antal steg (färre vändor av att springa och hämta extra på lagret), och de upplevde sig ha bättre koll på sin arbetssituation. Faktorer som ofta lyfts fram när man pratar god arbetsmiljö och en god arbetshälsa.

Slår det oss i ansiktet?

Den andra sidan av myntet är att vi lägger tröskeln så högt med våra jobb så vi skapar ett utanförskap. Vad händer med alla de som med fördel skulle kunna briljera som lokalvårdare, men som inte klarar av att manövrera en hel dags städning genom en impad. Det blir allt färre som klara av att sköta ett jobb idag, och då pratar jag inte om själva jobbet. Det handlar inte om att vissa är för ”dumma” för att klara det digitaliserade. Det handlar om att skapa en mångfald på arbetsmarknaden. Den digitala tröskeln är hög för vissa, medan andra kravområden är låga trösklar för samma person. Vi behöver jobb som på många olika sätt har en låg tröskel. Eller som kan utgöra en låg tröskel för många olika typer av medarbetare. 

Mångfald ger effekt!

Den normala normen blir snart så smal, att det är fler som står utanför än innanför det som är normalt, och hur normalt är det? Vi behöver helt enkelt en större bredd för vad som är enkla jobb individer med en större spridning av funktioner. De som står en bit ifrån arbetsmarknaden har många gånger andra egenskaper som kan utgöra en lägre tröskel för som. En person med dyslexi (ett av många exempel) kan vara en utomordentlig lokalvårdare även om hen inte klarar av att dokumentera på en iPad. Vårt sätt att arrangera jobben idag gör att vi går miste om många starka resurser som faller utanför vår norm. Trist för verksamheten och svårt för dessa individer.

Vi ser samma sak inom rekrytering, där allt mer sker via digitala plattformar, för administration, kommunikation, tester och onboarding. Min uppfattning är att vi som arbetsgivare missar många sköna talanger som annars skulle varit med och berikat arbetsplatserna på många andra sätt. 

På många sätt tror jag att vi håller på att digitalisera ihjäl oss. Vi pratar om digital stress hos våra medarbetare, arbetsgivarna har digital ångest över att ha missat alla tåg i digitaliseringsrejset och vi skapar en kultur på arbetsmarknad som håller många sköna talanger utanför. Det är hög tid att vi verkar för en bättre balans i det här.

Vilka är dina erfarenheter eller funderingar om det här?  // Jan B

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén